Notulen extra ledenvergadering 1 juli 2015

28 maart 2016 - Notulen extra ledenvergadering van de Historische Vereniging Oud Leiden, gehouden op woensdag 1 juli 2015 in de Leidse Hortus.

Aanwezig (bestuur): dhr. R. Heruer (voorzitter), dhr. E. Broesterhuizen, mevr. T. Schoonheim, dhr. V. Wijnands, dhr. W. Bleijie, dhr. A. Brandenburg (notulen).

Afwezig met kennisgeving: dhr. G. Kramer (bestuur).

Aanwezig overige leden: 28.

Opening en ingekomen stukken
Voorzitter Heruer heet om 19.30 uur iedereen welkom. Er zijn geen ingekomen stukken.

Notulen algemene ledenvergadering 25 maart 2015
Notulen worden onder dankzegging aan de vorige secretaris (mevr. M. Smitsloo) goedgekeurd. Er zijn geen opmerkingen.

Wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement
Agendapunt betreft de tweede discussieronde inzake wijziging van Statuten en het Huishoudelijk Reglement. De eerste ronde had plaats tijdens de ledenvergadering van 25 maart. Opmerkingen en vragen hebben tot een nieuwe versie geleid. Naar aanleiding daarvan is een tweetal (schriftelijke) reacties binnengekomen. De eerste betrof een opmerking van redactionele aard (nummering bij artikel op website kwam niet overeen met publicatie in Oud Leiden Nieuws). Dat is onderkend. De versie op de website is de juiste.

Een tweede reactie betrof het verzoek om ruimere kennisgeving rond bestuurswisselingen, zodat daar (desgewenst) tijdig op kan worden gereageerd. Een en ander in het licht van afspraken zoals vastgelegd in de nieuwe Statuten en Huishoudelijk Reglement. Voorzitter Heruer omarmt dit verzoek. Hij zegt toe dat in het vervolg op tijd én breed gewag wordt gemaakt van op handen zijnde wijzigingen (via o.m. de website, in Oud Leiden Nieuws en de digitale nieuwsbrief).

De voorzitter vraagt de leden of er na deze toelichting nog vragen zijn van algemene of meer specifieke aard. Dat is niet het geval. Het voorstel 'Wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement' wordt daarop met algemene stemmen aangenomen. De voorzitter deelt vervolgens mee dat Statuten en Huishoudelijk Reglement nu eerst bij de notaris zullen passeren. Hij belooft de leden via de website over het verdere verloop op de hoogte te houden.

Wvttk/Rondvraag
Dhr. de Swart vraagt aandacht voor de digitale nieuwsbrief van de HVOL. Hij zou graag zien dat het bestuur daar meer gebruik maakt als nieuwsbron c.q. mededelingenblad. 'Daar kijk je sneller in dan op de website', is zijn overtuiging. De voorzitter zegt toe dat de nieuwsbrief vaker en beter wordt 'ingezet'. Bestuurslid Schoonheim moedigt leden daarop aan zich aan te melden voor die nieuwsbrief (via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). 'Zegt het voort', ondersteunt de voorzitter die oproep.

Voorzitter Heruer kondigt tevens aan dat het bestuur het plan heeft opgevat het ledenbestand binnenkort op te schonen en 'op te poetsen' met meer gegevens. Aan de hand van een bestand dat up-to-date is hoopt het bestuur leden in de toekomst beter te kunnen bedienen, aldus de voorzitter, mede na een opmerking van dhr. Smit daaromtrent. In dat kader meldt de voorzitter dat wordt gewerkt aan het vernieuwen van de HVOL-website zodat bezoekers nog beter kunnen worden geïnformeerd. Het streven is die vernieuwde site tijdens de Dies in november te presenteren. 'Maar we hebben te maken met vrijwilligers die veelal gewoon een baan hebben. En zoiets heeft tijd nodig', houdt de voorzitter nog een slag om de arm voor wat betreft de presentatiedatum.

Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, sluit voorzitter Heruer de vergadering omstreeks 19.50 uur. Daarna houdt Carla Teune een lezing over 425 jaar Hortus.